Managing Maintenance and Support Budgets Without Impacting
Service Delivery

La planificación anticipada de los costes de soporte y mantenimiento de software es una de las tareas más complejas en la elaboración de presupuestos de TI. ¿Cómo se puede anticipar lo que necesitarán los responsables de la toma de decisiones, o incluso identificarlos? ¿Cuáles son los criterios en la toma de decisiones? ¿Tiene la información necesaria para evaluar los requerimientos de renovación?

La participación en un programa que gestione estos aspectos es una de las mejores formas de tomar en consideración todos los componentes del soporte y mantenimiento para maximizar las ventajas para su empresa. Passport Advantage de IBM ofrece un conjunto común de procesos y herramientas que facilitan a las empresas la licencia y uso de productos de software de IBM – y el poder disfrutar de un mayor retorno de las inversiones en TI.

Mediante una mejor gestión del proceso de elaboración de presupuestos se pueden evitar riesgos importantes y muy comunes en muchas instalaciones de TI y disfrutar de un proceso mucho más fácil.

Podría parecer fácil identificar a los titulares de los presupuestos de gastos TI pero, en una gran empresa, no siempre es tan evidente. El uso del software puede cubrir muchos departamentos, y los responsables no siempre toman las decisiones adecuadas a efectos presupuestarios – qué software se necesita, para cuántos usuarios y durante cuánto tiempo. La imputación de costes y el seguimiento de los presupuestos adecuados también deben llevarse a cabo antes de las renovaciones. La gestión de todo esto se inicia reuniendo a la comunidad de responsables de la toma de decisiones de compra de software.

Con su facturación consolidada de las renovaciones de Subscripción y Soporte de Software basadas en una única fecha de aniversario, Passport Advantage disminuye la actividad administrativa y los costes asociados a la gestión de renovaciones de licencias de software distribuidas a lo largo del año, ayudando así a evitar la pérdida accidental del soporte para un producto. También agiliza la elaboración de presupuestos de las actualizaciones de software para poder tener más visibilidad en su portafolio, y puede ayudar a los responsables de la toma de decisiones a participar en el proceso de planificación.

Ya sea como consecuencia del mayor uso de un producto o de que el presupuesto inicial se realizó con demasiadas prisas, al final de año con frecuencia el departamento de TI tiene problemas para pagar sus facturas de mantenimiento. Esto obliga a un examen más exhaustivo de las necesidades, de quién será el responsable de su pago y la importancia que tiene. Hable con los proveedores y conozca su posición antes de elaborar el presupuesto, o podría arriesgarse a perder un servicio crítico debido a no haber planificado un presupuesto adecuado.

Con el programa Passport Advantage de IBM puede gestionar su 'portafolio' de licencias mediante un único acuerdo. Esto puede ayudarle a evitar "sorpresas" de licencias y presupuestos que puedan estar dispersos por toda su organización. La agregación de licencias facilita mucho el seguimiento del software, incrementa la flexibilidad en la organización y facilita el cumplimiento normativo global de las licencias de software. También puede adquirir licencias adicionales o actualizarlas, según sean las necesidades de la empresa, a lo largo de todo el año, visitando catálogos online que facilitan su incorporación a su portafolio existente.

Una vez se han identificado los responsables de la toma de decisiones y se conoce el proceso de elaboración de presupuestos y la línea temporal, se necesitan datos para tomar decisiones informadas. Por medio del seguimiento de indicadores de datos de todo el año puede proporcionar información puntual y una mejor información de las desviaciones presupuestarias que se necesitarán. El retraso puede causar impagos o el olvido de descuentos, con consecuencias graves en el presupuesto.

Una vista consolidada de todo un programa como Passport Advantage de IBM facilita la previsión y la gestión de datos, ya que toda la información que necesitan los responsables de la toma de decisiones se pone a su disposición a través de informes online. Puede generar informes para realizar el seguimiento del historial de transacciones, historial de paradas o titularidades de software activas a nivel de empresa o centro de trabajo.

Las interrupciones de servicio pueden causar un impacto mucho mayor en un negocio que cualquier error en la elaboración de presupuestos. La continuidad de negocio es crítica, pero las empresas no desean verse obligadas a tener compromisos contractuales sin un sólido conocimiento del valor de la inversión. Es así como la planificación a largo plazo de todos los activos – desde la compra hasta su eliminación – encaja en el proceso de elaboración de presupuestos. También es el motivo por el que los responsables de la elaboración de presupuestos deben llevar una contabilidad exacta de los activos. Las variaciones entre los ciclos de vida de los activos y las obligaciones contractuales, si no se resuelven pronto, pueden causar un impacto en los descuentos de los proveedores.

Y los descuentos pueden ir sumando. En el programa Passport Advantage de IBM, los clientes acumulan puntos en las compras de software y renovaciones de Subscripción y Soporte. Los descuentos se vuelven a calcular para cada transacción futura, lo que se traduce en un mayor ahorro potencial. Ya que es posible agregar puntos de departamentos y ubicaciones de todo el mundo para conseguir niveles más altos de descuento, la coordinación puede tener un impacto significativo en el negocio de su empresa.

La planificación de los ciclos de elaboración de presupuestos para el mantenimiento y soporte puede plantear un reto abrumador a muchos departamentos de TI simplemente debido a la complejidad de la tarea. La identificación de los responsables de la toma de decisiones adecuados, la anticipación de las necesidades del negocio y el conocimiento de los criterios de renovación son algunos de los problemas – que deben resolverse antes de iniciar el proceso de elaboración de presupuestos.

Un completo programa de licencias, mantenimiento y soporte de software resolverá muchos de estos problemas mediante la gestión de gran parte de la planificación previa y la eliminación del riesgo del proceso. Passport Advantage de IBM puede ayudar a que el proceso se ejecute sin problemas y que se hayan tomado en consideración todos los problemas críticos en la gestión del presupuesto. Es una forma más de asegurarse de que se obtiene el máximo beneficio de las inversiones en software.

Para obtener información más detallada sobre el programa de mantenimiento y licencias de software de IBM, visite Passport Advantage

Para obtener más información sobre las opciones de soporte y actualización de productos de IBM, visite IBM Software Subscription and Support